co-Office PBNU: Transformasi Digital NU Menuju World Class Organization

​​​​​Oleh Hari Usmayadi, M.Kom, MM

Dalam kalender Hijriah, Nahdlatul Ulama (NU) tahun depan akan memasuki usia satu abad. Sebagaimana janji Nabi Muhammad saw, di setiap penghujung 100 tahun, akan lahir para pembaharu dan para pejuang yang menyegarkan kembali tatanan kehidupan (keagamaan).

Secara 'kebetulan' pula, seluruh sendi kehidupan kita saat ini tengah memasuki era disrupsi teknologi. Mau tidak mau, Jam'iyah Nahdlatul Ulama juga harus mengantisipasi dan merespons kondisi itu. Sebagai organisasi keagamaan yang diikuti lebih dari 100 juta jamaah, antisipasi dan adaptasi terhadap era disrupsi adalah sebuah keniscayaan.

Disrupsi teknologi membawa keadaan yang sulit terkontrol, yang lebih mudah dikenal dengan istilah VUCA (volatility, uncertainty, complexity, and ambiguity). Kondisi ini mendorong banyak stakeholder institusi bisnis, sosial, maupun kenegaraan melakukan adaptasi terhadap perubahan-perubahan terbesar untuk mampu bertahan dan melanjutkan perannya. Sangat banyak institusi bisnis yang tergerus, mati, dan tergantikan oleh institusi lain yang mampu berinovasi dan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan ataupun kebutuhan yang harus disolusikan.

Nahdlatul Ulama dalam kondisi VUCA disampaikan oleh Ketua Umum, KH. Yahya Cholil Staquf, memerlukan pengelolaan yang terpercaya, lincah, dan cepat, sehingga mampu melalui zaman disrupsi teknologi dan memiliki basis modal dalam peran nasional maupun global. Peran global tentunya memerlukan syarat-syarat pendukung, seperti sistem penyelenggaraan dan pengelolaan badan Nahdlatul Ulama yang memiliki pengelolaan secara world class organization.

Penyelenggaraan dan pengelolaan organisasi berkelas dunia, mengacu kepada institusi yang sudah memiliki status tersebut, maka kita akan menemukan bahwa pengelolaan mereka menggunakan basis sistem electronic collaboration office (co-Office) yang merupakan pengembangan dari electronic office (e-Office) dengan kemampuan melakukan pendokumentasian proses governance dan mendorong kolaborasi lintas aplikasi maupun sistem lainnya, sehingga mampu melewati tantangan internal, eksternal, maupun perubahan atas disrupsi teknologi. Nahdlatul Ulama menjadi sangat membutuhkan co-Office dengan basis teknologi internet maupun intranet untuk memfasilitasi kebutuhan komunikasi, koordinasi, kolaborasi, sharing dan akses ke informasi antar-internal lembaga atau intra lembaga ataupun pihak eksternal secara dapat terpercaya.

Mindset Badan Besar NU
Salah satu basis utama menentukan solusi sistem co-Office adalah pandangan dan mindset terhadap badan besar Nahdlatul Ulama. Sebagaimana diketahui, Nahdlatul Ulama memiliki struktur pengelolaan yang berjenjang, replikasi model organisasi secara teritori maupun segmen masyarakat tertentu, dan keterhubungan antar-lintas unit organisasi. 

Memandang badan besar NU ini layaknya sebuah perusahaan holding company dengan kantor pusat yang membawahi direktorat-direktorat dengan peran utama pada penetapan kebijakan dari induk perusahaan (parent company) untuk seluruh entitas di lingkungan holding company beserta divisi-divisi pelaksananya. Holding company ini juga membawahi anak-anak perusahaan (subsidiary company) dengan masing-masing memiliki tujuan usaha (business objective) sesuai dengan segmen maupun kelompok industri yang menjadi market-field di lingkup wilayah, nasional, bahkan internasional.

Penerapan sistem co-Office pada holding company ini dapat menjadi benchmark dalam mengkoordinir pengelolaan tata kelola organisasi di induk perusahaan secara efektif, efisien, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan core value corporate culture yang khas. Sistem harus menjadi tool enabler kebijakan top management dengan kemampuan replikasi, adaptasi, dan adopsi perkembangan teknologi secara lincah dan mudah.

Kepengurusan pusat Nahdlatul Ulama telah didesain mendekati pola-pola pengelolaan parent-company dengan direktorat-direktorat sesuai klasifikasi tugas yang didukung oleh 18 lembaga dan 3 badan khusus selaku pelaksana tugas dalam lingkup pusat. Apakah sebuah kebetulan? Wallahu'alam. Di sisi lain, Nahdlatul Ulama juga mengkoordinir pengelolaan 14 Badan Otonom yang memiliki peran dan tugas di segmenttertentu, seperti Ansor di segmen pemuda dan IPNU di segmen pelajar putra. Kepengurusan PBNU juga direplikasi secara teritori dengan 500-an di tingkat provinsi dan kabupaten/kota serta puluhan di luar negeri.

Badan besar organisasi Nahdlatul Ulama sudah seharusnya menggunakan baju sistem yang besar dan sudah terbukti mampu menjadi enabler atas terwujudnya world-class-organization. Tentunya badan besar organisasi ini akan sangat membutuhkan skalabilitas sistem yang lebih besar dari hanya sistem dengan ukuran setingkat kabupaten, provinsi, maupun suatu kementerian.

Transformasi Digital NU, Sebuah Lompatan Evolusi 
Sistem co-Office yang digunakan Nahdlatul Ulama secara menyeluruh oleh pengurus harian dan lembaga di pengurus pusat, pengurus tingkat wilayah, cabang, badan otonom, maka akan menjadi stimulan atas transformasi digital di Nahdlatul Ulama.

Transformasi digital ini merupakan upaya bersama di mana membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang keseluruhan organisasi dan bukanlah pekerjaan individu maupun suatu tim, namun sebuah upaya kolektif dari keseluruhan komponen organisasi Nahdlatul Ulama.
Transformasi digital ini bukanlah tentang kecenderungan latah pada teknologi belaka, namun lebih fokus kepada transformasi itu sendiri, yang menekankan pada peningkatan keseluruhan cara kerja dan efisiensi organisasi dengan berbasis pada teknologi digital sebagai alat untuk mengubah cara kerja organisasi.

Transformasi sebagaimana terminologi 'perubahan' pada umumnya, kemungkinan akan menimbulkan pertanyaan dan resistensi untuk berubah, sehingga dalam pelaksanaannya diperlukan manajemen perubahan dengan sponsor utama Top Leader organisasi. Di dalamnya terkait dengan perubahan perilaku dan budaya organisasi yang juga akan memerlukan change-agent dan sosialisasi di tiap lingkup organisasi.

Ini sejalan dengan core value budaya organisasi yang disampaikan Ketua Umum dalam beberapa kali sambutan pengurus baru Nahdlatul Ulama, yaitu "bahwa pengurus Nahdlatul Ulama selaku pekerja profesional yang berkhidmat untuk Nahdlatul Ulama, sehingga harus menampilkan peran pelayan yang profesional, cepat, dan tangkas, seperti penggunaan celana panjang bagi pengurus harian ataupun lembaga di semua tingkatan."

Nahdlatul Ulama harus melakukan lompatan perubahan, sebagaimana banyak holding company yang sudah beranjak dan membuktikan diri berhasil melakukan transformasi digital yang mampu membawa mereka kepada kelas usaha yang bonafide dan blue-chips, sebut saja seperti Telkom, Pertamina, Bank Mandiri, dan lompatan transformasi berbasis teknologi yang mendongkrak Bank BRI menjadi bank raksasa di Indonesia. 

Dalam konteks ini, penulis lebih cenderung mengambil contoh transformasi digital di holding company ketimbang contoh pengelolaan transformasi digital di pemerintahan agar lebih mudah dipahami sesuai dengan model badan besar Nahdlatul Ulama.

Holding company di atas pada umumnya memerlukan waktu 3-5 tahun untuk melakukan transformasi digital, namun seiring dengan kecenderungan digital pada masyarakat saat ini, maka pada umumnya company penyelenggara transformasi digital belakangan ini memerlukan waktu yang lebih singkat.

Lompatan transformasi tersebut memberikan kemudahan dan agility untuk beradaptasi terhadap perubahan-perubahan ke depan yang bersifat mendadak maupun terencana, sehingga menghasilkan proses evolusi yang mendekati sempurna dalam konteks keselamatan organisasi dan keberlanjutan peran organisasi. 

Pembangunan sistem co-Office ini harus memenuhi syarat pondasi dan perencanaan bangunan sistem yang harus mampu beradaptasi untuk merespon perubahan ataupun pengembangan sistem dalam skala besar, sehingga sebuah pengembangan akan meningkatkan optimisme keberhasilan transformasi organisasi dan pencapaian tujuan organisasi. 

Faktor-faktor yang menjadi syarat pondasi tersebut setidaknya terkait dengan scalability planning, security system, dan integration system. Dan tentunya kita patut bersyukur karena pada saat ini sudah terdapat banyak case yang dapat menjadi benchmark dalam implementasi transformasi digital pada institusi yang menjadi flagship-company Indonesia.

Enabler terhadap Tujuan dan Peran NU
Di bulan Juli 2021 LTN PBNU mengadakan seminar via zoom dengan  tema e-Office dan Kebutuhan Governance Organisasi Bermassa Besar yang menghadirkan akademisi dan praktisi yang sudah terbukti menjadi key player penyedia basis sistem e-Office dan fitur kembangannya untuk banyak company maupun holding company besar di Indonesia. 

Penerapan e-Office pada sebuah organisasi membutuhkan pemahaman struktur, proses bisnis, dan tata kelola organisasi untuk dapat memberikan kemudahan, kecepatan, efisiensi, efektifitas, dan kemampuan berintegrasi serta beradaptasi dalam penyelenggaraan organisasi. Pada umumnya transformasi digital dalam tata kelola organisasi dipahami sebagai hanya dalam lingkup surat menyurat dan nota resmi secara digital yang merupakan langkah perbaikan model tradisional sebelumnya. 

Namun lebih sekedar itu, sistem co-Office harus mampu beradaptasi terhadap solusi kebutuhan yang terus berkembang dan memberikan kesempatan penggunaan sistem di manapun dan kapanpun dengan memanfaatkan digital signature yang harus memenuhi syarat authentication (keaslian pengirim), non-repudiation (anti penyangkalan), dan integrity (anti pengubahan pada waktu pengiriman) atas dokumen yang dikirimkan.

Sistem co-Office ini harus menjadi basis untuk pengembangan sistem lainnya, yaitu setidaknya layanan kolaborasi lintas aplikasi juga antar-sub organisasi di Nahdlatul Ulama, sistem penetapan target dan monitoring progres pelaksanaan atas target tersebut, serta memberikan pemenuhan kebutuhan jamaah Nahdlatul Ulama. 

Hendaknya Nahdlatul Ulama tidak ragu dalam penerapan co-Office dengan semangat pembaharuan tata kelola organisasi sebagai basis modal dan enabler dalam pewujudan tujuan dan peneguhan peran Nahdlatul Ulama di kancah nasional maupun global.

Penulis adalah Ketua LTN PBNU masa khidmat 2017-2022.